A. Pengertian Dasar dan Tujuan
Pengolahan Data
1)
Sistem pengolahan data adalah suatu kesatuan yang saling berhubungan atau terintegrasi
untuk membentuk suatu sistem antara data, perangkat keras, perangkat lunak,
prosedure pengolahan, dan tenaga pelaksana. Lebih singkatnya sistem pengolahan
data yaitu system yang melakukan tugas mengolah data. sistem pengolahan data
menghasilkan output/ informasi yang akan digunakan oleh perorangan atau
kelompok baik didalam mupun diluar perusahaan.
2)
Tujuan
pengolahan data adalah untuk menghasilkan dan memelihara redod perusahaan yang
akurat dan up to date.
B. Tugas Pengolahan Data
Tanpa
memandang apakah system pengolahan data perupa manual, key driven
computer atau kombinasi ada empat tugas dasar yang dilakukan:
1) Pengumpulan Data
Sepanjang
perusahaan memberikan barang dan jasa dan kepala lingkunganya,
tiap tindakannya ini digambarkan dalam record data. Jika tindakan tersebut
melibatkan elemen lingkungan, hal ini disebut transaksi.
2) Pengubahan Data
Diperlukan untuk
mengubah data untuk mentranformasikannya menjadi format yang dapat digunakan.
Operasi pengubahan data mencakup :
a. Pengklasifikasian. Elemen data dimasukan ke dalam record
untuk digunakan sebagai kode untuk mengidentifikasi dan mengelompokkan record.
b. Penyortiran. Record disusun dalam urutan tertentu
berdasarkan pada kode atau elemen data yang lain. Sebagai contoh, file record
penggajian disusun sedemikan rupa sehingga semua record untuk tiap karyawan
dapat dijadikan satu dan record untuk tiap karyawan berada dalam urutan menurut
tanggal.
c. Penkalkulasian. Operasi aritmatika dan logika dilakukan
pada elemen data yang menghasilkan elemen data tambahan. Sebagai contoh,
dalam system penggajian, biaya perjam, dikalikan jumlah jam kerja untuk
,menghasilkan pendapatan kotor.
d. Perekapitulasian. Ada banyak data yang perlu disinteesis
atau dipersingkat menjadi bentuk total dan subtotal.
3) Penyimpanan Data
Pada perusahaan
kecil, ada ratusan transaksi dan tindakan tiap harinya sedangkan di
perusahan yang lebih besar, mungkin saja ada ribuan. Epson, misalnya,
menyatakan bahwa tiap sepuluh detik, salah satu dari pelanggannya memasang atau
menginstal komputer atau printer Epson.
4)
Pembuatan Dokumen
Sistem
pengolahan data menghasilkan output yang dibutuhkan oleh perorangan atau
kelompok baik yang berada dijdalam atau diluar perusahan.
C. Contoh Sistem Pengolahan Data
Berikut ini beberapa contoh dari sistem pengolahan data:
1)
Memenuhi Pesanan Pelanggan
Dalam diskripsi tiap
sub sistem sebelumnya kita menggunakan nomor dari DFD untuk mempermudah dalam
menghubungkan penjelasan dengan diagram.
a.
Entri
pesanan (order entri)
a) Mengedit data pesanan
Perusahaan menggunakan
from pemesanan penjualan sebagai suatu cara yang terorganisir untuk mencatat
semua data yang diperlukan untuk mengolah pesanan pelanggan.
b) Melakukan pengecekan kridit
Tujuanya adalah untuk
menentukan apakah perusahaan ingin melakukan bisnis dengan pelanggan atau
tidak, salah satu cara untuk melakukan pengecekan kredit adalah memasukan
jumlah pesanan pada jumlah account
receivable.
c)
Melakukan log in
pesanan
Jika pesanan di terima maka kita masukan
deskripsi identivikasi singkat kedalam file order log dan menuliskan record
accepted order, yang akan menjadi input bagi sistem inventarisasi menandai
pesanan yang terpenuhi.
Ketiga langkah diatas membentuk hubungan
berantai mereka dihubungkan dengan arus
data, tanpa adanya
keikutsertaan masalah penyimpangan data.
b.
Inventarisasi
Kita telah menerima
pesanan pelanggan. Sekarang kita harus menentukan apakah kita dapat memenuhinya
atau tidak.
a) Mengecek keseimbangan persediaan
Langkah pertama adalah
mengecek keseimbangan atau neraca persediaan untuk tiap item yang dipesan. Item
record (record item) untuk item yang dipesan dipanggil atau dibaca dari file
inventori. Field neraca persediaan dari record inventarisasi diperbandingkan
dengan jumlah pesanan dari record pesanan yang diterima untuk melihat apakah
masih ada stok yang cukup untuk memenuhi pesanan tersebut pesanan yang tidak
dapat dipenuhi, beck order recor dimasukan ke dalam field beck order.
b) Mengecek point pemesanan kembali
Kita harus mengecek
untuk melihat apakah neraca persediaan yang baru dapat memenuhi point pemesanan
kembali. Setiap record item berisi field poit pemesanan kembali recor point
(point pemesanan kembali)adalah jumlah inventarisasi yang memicu aktifitas
penambahan stok.
c) Menambah item yang diterima
Untuk menambah atau
menaikan neraca yaitu dengan adanya penambahan stok yang diterima dari pemasok
dengan menggunakan arus data receiv item dari item penerimaan dan memperbarui
field neraca persediaan dari item yang diterima dal;am file inventori.
c.
Penagihan
Invoice atau faktur
adalah pemberitahuan resmi yang dikirim oleh perusahaan ke pelanggan untuk
memberi tahu pelanggan tersebut mengenai jumlah hutang.
a) Mendapatkan data pelanggan
Data pelanggan meliput
nama dan alamat keterangan pengiriman, dan nomor tenagga penjual yang akan ditulis pada faktur dan
dokumen lain
b) Membuat faktur
Pembuatan faktur
melibatkan perhitungan aritmatika salah satu perhitunganya adalah tiap line item (item baris) atau item yang
terdaftar dalam from faktur diuraikan dengan mengalikan harga dengan jumlah item.
d.
Account
receivable
a)
Memasukan receivable
baru
b)
Menghapus receivable
yang telah terbayar
c)
Membuat steatment
d)
Memberikan data pada
buku besar umum
2) Memesan Stok Tambahan
a. Pembelian
Merupakan bagian dari
fungsi marketing, recor dimasukan dalam arus purchasing data (data pembelian )
yang berfungsi sebagai input bagi sistem pembelian yang menunjukan empat sub
sistem dari sistem pembelian:
a. menetukan pemasok
b. mendapatkan komitmen verbal
c. membuat pesanan pembelian
d. menutup pesanan pembelian
b. Penerimaan
Sistem distribusi
terdiri dari dua arus sumber fisik. Sistem penerimaan adalah tempat arus tersebut terjadi.
a. mengolah
penerimaan
b. memberitaukan kepada sistem lainya
c.
Account payable
Account payable sistem bertugas untuk membayar kepada pemasok atas pemberian
yang dilakukan. Kepastian ini dapat diperoleh bila terjadi tiga kondisi
1. bila ada bukti bahwa stok tersebut dipesan
2. bila ada bukti bahwa stok telah diterima
3. bila factor telah diterima dari pemasok
D. Peranan
Pemrosesan Data dalam Pemecahan Masalah
Pemecahan terhadap masalah tersebut harus memberikan
kemampuan terbaik kepada sistem untuk dapat mencapai tujuannya, sebagaimana
yang ditentukan dalam standart penampilan. Oleh karena itu, standart harus
ditentukan dengan jelas. Standart ini menjelaskan keadaan yang diinginkan,
yaitu apa yang harus dicapai oleh sistem selanjutnya, manajer harus mempunyai informasi
yang menjelaskan keadaan pada saat itu, yaitu apa yang dicapai sistem sekarang.
Jika keadaan pada saat itu dan keadaan yang diinginkan sama, maka tidak ada
masalah dan manajer tidak mengambil tindakan apa-apa. Jika kedua keadaan
tersebut berbeda, maka ada beberapa masalah yang menjadi penyebabnya dan harus
dipecahkan. Merupakan tanggung jawab manajer untuk mengidentifikasi pemecahan
pengganti dan untuk mengevaluasi masing-masing. Hal ini merupakan salah langkah
proses pemecahan masalah. Disini komputer dapat sedikit membantu, tentunya
manajer dapat memperoleh bantuan yang banyak dari porsi selain komputer dari
sistem informasi, seperti input dari orang lain dalam organisasi maupun diluar
organisasi.
Bila pilihan telah ditentukan, sistem informasi dapat
digunakan untuk mengevaluasi masing-masing pilhan tersebut. Evaluasi ini harus
mempertimbangkan kemungkinan adanya hambatan, yang dapat bersifat internal
ataupun lingkungan. Hambatan internal dapat berupa terbatasnya sumber. Hambatan
lingkungan dapat berupa tekanan dari berbagai elemen lingkungan yang berlaku
aneh, atau tidak berlaku sama sekali. Hambatan yang dilakukan oleh pesaing,
pemasok dan pemegang saham dapat membatasi adanya pilihan tertentu.
Bila semua elemen ini ada dan manajer memahaminya, maka
dimungkinkan terjadinya pemecahan terhadap masalah. Semua masalah ada
pemecahannya. Beberapa masalah mungkin sulit dilakukan, beberapa mungkin tidak
mudah untuk dicapai, dan beberapa diantaranya mungkin tidak optimal, namun
pemecahan ini harus ada.
Data yang
diolah bukanlah prasyarat mutlak untuk pemecahan masalah, namun memberikan
dasar-dasar pengunaan computer sebagai suatu system informasi para spesialis
informasi dan pemakai dalam membuat sebuah keputusan-keputusan dalam
penyelesaiaannya.
http://id.wikipedia.org/wiki/Pemrosesan_data
0 komentar:
Posting Komentar